|
كيفية استخدام البريد الالكتروني (أوت لوك)
كتابة رسالة
إن عملية كتابة رسالة و إرسالها بالبريد الإلكتروني هي عملية سهلة و ممتعة : تكتب عنوان المرسل إليه و موضوع الرسالة وصلب الرسالة (الرسالة نفسها) ثم النقر على الإرسال هذا كل شيء . الخطوات المفصلة التالية تشرح كل نقطة على حدة .
1) انقر على أيقونة برنامج الآوت لوك من سطح المكتب ليتم تشغيله .
2) إن لم تكن متصلاً بالإنترنت فإن البرنامج سيطلب منك الاتصال للتأكد من وجود رسائل جديدة لك .
3) تم فتح نافذة برنامج الآوت لوك . انقر على زر (جديد) الموجود على شريط الأدوات لفتح نافذة تأليف الرسالة (أو رسالة بريد) أو (Ctrl +M) .
4) اكتب عنوان المرسل إليه في خانة( الى:) لإرسال رسالة إلى عدة أشخاص اكتب عناوينهم مفصولة بفاصلة منقوطة." ; "
إذا رغبت بإرسال نسخ عن هذه الرسالة إلى شخص أو أكثر اكتب عناوينهم داخل المربع (نسخة:) أو( مخفية:) لن يرى مستلمو الرسالة من خلال (نسخة:) و( الى:) أصحاب الرسالة ( نسخة مستترة داخل المربع:) ولكن مستلمو رسالة ( مخفية:) يرون عناوين الآخرين ولا يستطيعون رؤية عناوين ال( نسخة مستترة داخل المربع:) الأخرى.
5) اكتب موضوع الرسالة في خانة( الموضوع) .
6) اكتب صلب الرسالة ثم انقر( إرسال) .
كيفية التعامل مع الرسائل الواردة
يقوم البرنامج بالتأكد من وصول رسائل جديدة لك كل عشر دقائق طالما أنك موصول بالإنترنت [يمكنك تغيير هذه المدة من خلال قائمة (أدوات) ثم اختيار الأمر( خيارات )ثم التبويبة (ادوات البريد).
يمكنك التأكد من وصول رسائل جديدة بنفسك عن طريق النقر على أيقونة (إرسال/ تلقي) من نافذة برنامج الآوت لوك.
عند وصول رسائل جديدة اتجه للمجلد البريد الوارد (Inbox) إن لم تكن هناك فعلاً . لاحظ أن عدد الرسائل الجديدة يكون مكتوباً بجوار اسم المجلد مثلاً : Inbox(1) . لتفتح المجلد البريد الوارد انقر عليه في نافذة البرنامج الجهة اليسرى .
على يمين نافذة البرنامج تجد أن النافذة قد قسّمت إلى ثلاث خانات . خانة المرسل (المرسل) و(الموضوع) و) التاريخ) لكل رسالة في المجلد (Inbox) . لاحظ أن الرسائل الجديدة تبدو بخط عريض
.
لقراءة الرسالة انقر عليها . ستظهر الرسالة المطلوبة في أسفل النافذة . يمكنك استخدام شريط التمرير لقراءة الرسالة كاملة .
لحذف رسالة قرأتها انقر على هذه الرسالة ثم انقر أيقونة الحذف من شريط الأدوات (أو مفتاح delete على لوحة المفاتيح). لن تحذف هذه الرسالة نهائياً و إنما ستنقل إلى مجلد سلة المهملات (Deleted Items) وبذلك يمكنك قراءة الرسالة مجدداً من خلال مجلد سلة المهملات .
لنقل الرسالة إلى مجلد آخر وذلك بالضغط على اسم الرسالة بالزر الأيمن للماوس و من ثم اختر (نقل إلى مجلد) من ثم قم باختيار المجلد الذي تود نقل الرسالة اليه.
لطباعة رسالة , انقر على الرسالة ثم انقر على زر( طباعة) من شريط الأدوات .
كيفية الرد على رسالة أو تمريرها
1) للرد على رسالة معينة , انقر اسم الرسالة ثم انقر الزر (رد) من شريط الأدوات . كما يمكنك النقر على زر (رد على الكل) إذا كانت الرسالة مرسلة لأكثر من شخص .
2) الآن فتحت نافذة تأليف الرسالة . نجد أن عنوان المرسل إليه مكتوب في خانة العنوان . وكذلك( الموضوع) مبدوء بـ RE: للدلالة على أنه( رد) بالطبع يمكنك تغيير هذا العنوان] .
3) وبذلك ستظهر سطور الرسالة الأصلية مسبوقة بـ "<" . يمكنك الكتابة بين هذه السطور وحذف أجزاء منها قد لا تراها مهمة .
4) اكتب رسالتك ثم اضغط زر (إرسال) .
5) و لتمرير رسالة معينة انقر الرسالة المطلوبة انقر زر(إعادة التوجيه).
6) يفتح الآوت لوك نافذة تأليف الرسالة ويضع العنوان مبدوء اً بـ fwd: .
7) اكتب العنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تريد تمرير الرسالة إليه .
8) انقر (ارسال) لإرسال الرسالة .
دفتر العناوين
يمكنك حفظ عناوين البريد الإلكتروني التي تهمك في دفتر العناوين لتجنب تذكرها في كل مرة تكتب فيها رسالة . كما يمكنك عمل لوائح بأهلك أو بأصدقائك وهكذا عندما ترغب بإرسال رسالة إلى كافة الأسماء في القائمة أو اللائحة , يمكنك إدخال اسم اللائحة في خانة (الى:) فترسل الرسالة لجميع العناوين في القائمة .
1) عندما ترغب بحفظ عنوان بريد إلكتروني لشخص أرسل إليك رسالة , انقر على رسالته بالزر الأيمن للماوس و من ثم اختر(اضافة الى جهات الاتصال outlook)
2) لإدخال عنوان بريد إلكتروني مباشرة في دفتر العناوين , افتح الدفتر من خلال النقر على أيقونة (جهات الاتصال) .
3) اختر الأمر (جديد) ثم (جهة اتصال) ثم ابدأ بكتابة معلومات هذا الشخص مثل الاسم الأول والاسم الأخير والبريد الإلكتروني وغيرها في الخانات المطلوبة . انقر الزر (موافق).
4) لإنشاء لائحة (مجموعة) اختر الأمر (جديد) ثم (قائمة التوزيع) ثم اكتب اسم اللائحة الجديدة ومعلوماتها.
5) لقد تكونت اللائحة الجديدة ولكنها الآن خالية . لإضافة العناوين إليها انقر الزر(تحديد الاعضاء) أو (جديد)ادخل البيانات ثم انقر الزر (موافق)
6) لاستخدام دفتر العناوين , انقر على الزر (الى:) في نافذة تأليف الرسالة ثم اختر العنوان المطلوب من دفتر العناوين .
مرفقات البريد الإلكتروني
يمكنك إرفاق أي مستند مع رسائل البريد التي ترسلها ولكن لاحظ أنه يجب أن يملك مستلم الرسالة البرنامج الذي يستطيع تشغيل أو فتح الملف المرفق (مثلاً إذا أرسلت ملف بصيغة وورد فيجب أن يكون لدى المستلم هذا البرنامج أو أي برنامج يستطيع التعامل مع هذا النوع من الملفات).
1) بعد الانتهاء من كتابة الرسالة وعنوانها وعنوان المرسل إليه انقر الزر (تحميل) أو (إدراج) من ثم (ملف) لفتح مربع الحوار .
2) باستخدام القائمة المنسدلة (بحث في) ابحث عن المجلد الذي يحوي الملف المطلوب ثم انقر اسم الملف ثم انقر(أدراج) و انقر نقراً مزدوجاً].
3) وبذلك تم إدراج الملف على خانة (إرفاق) و لإضافة المزيد من الملفات يمكنك تكرار الخطوات السابقة
4) انقر زر (إرسال) لإرسال الرسالة . قد يستغرق إرسال الرسالة وقتاً طويلاً على حسب حجم الملف المرفق .
التواقيع
التوقيع هو عبارة عن جملة أو رمز تختم به رسائلك ويمكنك حفظه في البرنامج على أساس أنه توقيع حتى لا تضطر لكتابته في كل مرة تريد ختم رسالتك به.
1) لتكوين التوقيع الخاص بك : من القائمة اختر (أدوات) من ثم (خيارات) اختر خيارات ثم التبويبة (تنسيق البريد)
2) انقر الزر جديد . ثم أضف النص الذي ترغب أن يكون توقيعك . انقر موافق .
3) لإضافة التوقيع مع الرسالة :اختر الأمر (إدخال توقيع)
اعداد: هبه الحجري
دائرة نظم المعلومات/ قسم الشبكات
alhajri_eng@moe.gov.om | 
